Nova Ordem de Serviço

Antes de começar

A atualização do banco é automática, mas precisa rodar até o fim antes de qualquer parametrização. Nenhum recurso novo funciona sem ela.

1. Faça backup da base do cliente. Regra de ouro antes de qualquer atualização. Um gbak ou cópia do DADOS.FDB com o Firebird parado.
2. Substitua o executável e abra o sistema. A rotina de atualização dispara sozinha quando o executável é mais recente que a última atualização registrada. Aparece a janela Atualização do Banco de Dados.
3. Espere terminar e leia a última linha. O esperado é “Atualização concluída” sem erros. Se aparecer “concluída com N erro(s)”, clique em Ocultar/Exibir detalhes, copie o log e envie para o suporte — não continue a implantação.
4. Confira o menu. Deve existir o menu OS com: Ordem de Serviço, Contratos de Recorrência, Agenda de Técnicos, NFS-e, Configurações e Relatórios.

O que a atualização cria sozinha

Além das tabelas do módulo, ela já deixa o cliente com um ponto de partida utilizável:

Tipos de O.S — o coração da configuração

O Tipo define como a tela se comporta: o que se chama “equipamento” ou “veículo”, quais campos aparecem, qual o fluxo de status e se nasce como orçamento. É aqui que você adapta o sistema ao ramo do cliente.

Abra em OS › Configurações › Tipos de OS.

Escolha o ponto de partida

Na lista da esquerda já existem os modelos prontos. Nunca comece do zero se o ramo do cliente for parecido com um deles: selecione o modelo, ajuste rótulos e campos, e clique em Definir como padrão da empresa. Toda O.S nova nasce com o tipo padrão.

As quatro abas de baixo

Campos extras — campos que só existem naquele ramo (senha do aparelho, IMEI, nível de combustível, BTUs). Você define nome, rótulo, tipo (texto, número, data, lista de opções), se é obrigatório e a ordem. Eles aparecem na aba “Campos Extras” da O.S, em três colunas.

Status e Transições — o fluxo. Cada status tem um “funciona como” (o espelho) que diz ao sistema o que ele significa: orçamento, em aberto, concluída, cancelada ou faturada. As transições dizem quem pode virar o quê, se exige senha de supervisor e se movimenta estoque. Mexa aqui só quando o cliente pedir um fluxo diferente; o padrão dos modelos já cobre a maioria.

Checklist — modelos de conferência (ex.: “Tela sem trincos”, “Bateria testada”). Ao abrir uma O.S desse tipo, o checklist vem em branco para o técnico marcar.

Técnicos e comissão

A comissão do técnico é simples de configurar e costuma gerar dúvida: só serviço comissiona, e só quando há técnico na linha.

1. Marque quem é técnico. Em Pessoas, no cadastro, marque Técnico. Só quem está marcado aparece nas listas de técnico da O.S e da agenda.
2. Informe o percentual. No mesmo cadastro, o campo % Comissão do técnico. É percentual, não valor — 25 significa 25%.

Como o sistema calcula

Na conclusão da O.S, o sistema percorre apenas os itens da aba Serviços que tenham técnico informado na linha, aplica o percentual do cadastro daquele técnico e lança um título no Contas a Pagar (histórico “OSCOM”). Peças e materiais não comissionam. O técnico do agendamento e o da aba Técnicos servem para organização e apontamento de horas — não geram comissão sozinhos.

Enquanto a O.S está aberta, o painel de comissão prevista no rodapé da aba Serviços mostra quanto vai sair, para o cliente conferir antes de concluir.

Serviços e peças no cadastro de produtos

A diferença entre o que vira NFS-e e o que vira NF-e está aqui. Errar isso é a causa número um de problema no faturamento.

NFS-e: credenciais e ambiente

Cada prefeitura tem seu provedor. O sistema descobre o provedor sozinho pelo código IBGE do município — o que você precisa é das credenciais que o cliente obtém na prefeitura.

Abra em OS › NFS-e › Config. NFS-e.

Use o botão F4 · Testar antes de sair: ele valida credenciais e comunicação com a prefeitura. E lembre: o certificado digital é o mesmo da NF-e, configurado em Configurações › Config. Fiscais — não se cadastra certificado aqui.

Antes da primeira emissão, confira no cadastro da empresa

• Inscrição Municipal preenchida (é o cadastro econômico na prefeitura).
• Regime tributário correto — Simples Nacional muda a tributação enviada.
• Código IBGE do município — é o que seleciona o provedor.
• Se o cliente tiver regime especial ou for incentivador cultural, marque; alguns municípios exigem.

Reforma tributária (IBS/CBS) na NFS-e

Já está pronto e homologado em produção. O que o cliente precisa fazer é pouco — e o sistema resolve o resto sozinho, com as tabelas oficiais.

Como ligar

A reforma tem uma única chave: Ativar Reforma, no cadastro da empresa (a mesma que já vale para NF-e e NFC-e). Ligou, a NFS-e passa a enviar o grupo de IBS/CBS.

O que precisa estar preenchido

1. NBS em todo serviço. É o único preenchimento obrigatório: o campo NCM/NBS no cadastro do serviço. Sem ele a prefeitura rejeita (erro 00366) e o sistema avisa antes de enviar, dizendo qual serviço está sem código.
2. Classificação tributária: não precisa mexer. O sistema resolve na hora da emissão pelo mesmo motor da NF-e, usando a tabela oficial. Só preencha manualmente se o contador do cliente indicar um código específico.
3. Indicador de operação (cIndOp): deixe automático. O sistema descobre pelo NBS do serviço, usando a correlação oficial (675 códigos). Só configure se o ramo tiver regra própria.

Abrindo uma O.S

Fluxo do balcão, na ordem em que o atendente preenche. A tabulação segue essa mesma ordem — dá para preencher tudo com Enter ou Tab, sem mouse.

Abra em OS › Ordem de Serviço e tecle F2.

1. Cliente. Digite parte do nome ou o CPF/CNPJ. Se não existir, F5 abre o cadastro de pessoas sem sair da O.S. Ao escolher, telefone e endereço vêm junto.
2. Agendamento (opcional). No topo: técnico responsável, data e hora. Serve para a Agenda de Técnicos e avisa se houver choque de horário do mesmo técnico.
3. Objeto do serviço. Painel da direita: descrição, marca, modelo, número de série — os rótulos mudam conforme o Tipo (em oficina, vira placa/km/ano).
4. Problema e laudo. O que o cliente relatou e, depois, o diagnóstico do técnico.
5. Itens. Três abas: Serviços (mão de obra — vira NFS-e), Peças e Materiais (vira NF-e). Digite o código, use a lupa, ou bipe o código de barras no campo F11. Informe o técnico na linha do serviço para gerar comissão. Ctrl+Del exclui o item da linha.
6. Abas de baixo. Checklist de entrada, campos extras do ramo, anexos (fotos do aparelho ao receber — evita discussão na entrega) e observações.
7. Grave com F2. A O.S ganha número. Se o tipo nasce como orçamento, ela fica como ORÇAMENTO; senão, EM ABERTO.

Atalhos da tela da O.S

Orçamento e aprovação

Para quem trabalha com aprovação do cliente antes de executar. Se o cliente não usa orçamento, desligue no Tipo de O.S e pule esta seção.

Com o tipo configurado para nascer como orçamento, a O.S entra como ORÇAMENTO com uma validade em dias. Nesse estado ela não baixa estoque, não recebe e não fatura — é só uma proposta.

• Enviar ao cliente: Ctrl+W usa o modelo de WhatsApp de orçamento, com valor e validade preenchidos.
• Aprovar: F3 na O.S. Ela vira EM ABERTO, registra data, hora e quem aprovou na linha do tempo, e o serviço pode começar.
• Reprovar: pelo botão F4 · Cancelar na lista, informando o motivo.

Execução e conclusão

O acompanhamento acontece por linha de serviço e por status — e tudo fica registrado na linha do tempo da O.S.

1. Iniciar o serviço da linha. Na aba Serviços, com a linha selecionada, F6 marca o início. Ao terminar, F7 marca a conclusão e a data aparece na coluna “Concluído em”.
2. Apontar horas (opcional). Na aba Técnicos, registra-se início e fim; as horas trabalhadas saem no formato hh:mm.
3. Checklist de saída e fotos. Marque o checklist e anexe fotos do aparelho pronto.
4. Concluir a O.S. F3. Aqui o sistema faz três coisas de uma vez: muda para CONCLUÍDA, baixa o estoque das peças (se o tipo movimenta estoque) e lança a comissão dos técnicos no Contas a Pagar.
5. Avisar o cliente. Ctrl+W com o modelo de conclusão (“está pronta para retirada”).

Acompanhamento no dia a dia

Na lista (OS › Ordem de Serviço), os cartões coloridos no topo mostram quantas O.S estão em cada situação e funcionam como filtro rápido. As abas fazem o mesmo, e F8 abre a visão Kanban, onde a O.S se arrasta de coluna em coluna.

NF-e das peças e materiais

Sai da O.S concluída e vai para a tela de NF-e como rascunho, para conferência antes de transmitir.

1. Com a O.S concluída, tecle F8 (ou F9 · Faturar na lista).
2. O sistema gera a NF-e em aberto apenas com peças e materiais, com os impostos do cadastro de cada produto e o vínculo com a O.S registrado.
3. Confira e transmita na tela de NF-e de sempre. O estoque não é baixado de novo — já saiu na conclusão da O.S.

NFS-e dos serviços

O faturamento consolida os serviços da O.S e envia para a prefeitura. Depois disso, tudo se acompanha pela tela de NFS-e Emitidas.

1. Fature. Na O.S concluída, use o faturamento de serviços. O sistema agrupa os serviços, resolve a classificação fiscal e envia.
2. Acompanhe. OS › NFS-e › NFS-e Emitidas mostra cada nota com situação colorida: AUTORIZADA, CANCELADA, ERRO ou PENDENTE, com o motivo do erro na última coluna. No rodapé, os totais de autorizadas e canceladas do período.
3. Entregue ao cliente. F9 · DANFSE gera o documento em A4 (com QR Code e código de barras); o botão direito no grid imprime a via de 80 mm na impressora térmica. F7 abre o link da prefeitura e F8 mostra o XML.

Recebimento

O recebimento da O.S usa as mesmas formas de pagamento do PDV, com as mesmas rotinas — inclusive PIX com QR Code e TEF na maquininha.

Na O.S, tecle F9. Abre o mini-fechamento: informe quanto entra em cada forma de pagamento; o rodapé mostra pendente, informado, restante e troco. É possível dividir em várias formas (ex.: parte em dinheiro, parte no cartão).

Contratos de recorrência e agenda

Contratos (manutenção mensal, contrato fixo)

Em OS › Contratos de Recorrência. A ideia: você cria uma O.S modelo completa (cliente, equipamento, serviço, valor, técnico) e o contrato a clona periodicamente.

1. Monte a O.S modelo normalmente e anote o número dela.
2. Crie o contrato com F2: descrição, número da O.S modelo, a cada quantos dias e a data da próxima geração.
3. Gere com F6: o sistema cria as O.S dos contratos vencidos, já abertas. Cada uma tem vida própria — é faturada e recebida separadamente.

São copiados cliente, itens, valores, técnicos e campos extras. Não são copiados número, datas, situação nem vínculo fiscal. O checklist vem novo, em branco.

Agenda de técnicos

Em OS › Agenda de Técnicos: mostra os agendamentos do período com semáforo — vermelho para atrasado, laranja para hoje e cinza para o que já foi concluído. Filtra por técnico, tem atalhos de Hoje/Semana/Mês e um resumo com quantidade de atrasados e o valor do período. Duplo clique abre a O.S; F4 imprime a agenda para levar a campo.

Roteiro de homologação na casa do cliente

Faça este ciclo completo antes de liberar o módulo. Leva cerca de 20 minutos e pega qualquer parametrização faltando.

• Atualização do banco concluída sem erros.
• Tipo de O.S do ramo escolhido e definido como padrão da empresa.
• Pelo menos um técnico marcado, com percentual de comissão.
• Um serviço cadastrado com LC 116, alíquota de ISS e NBS.
• Uma peça cadastrada com estoque, NCM e tributação.
• Config. NFS-e preenchida e F4 · Testar com retorno positivo.
• Ambiente em Homologação para o teste.
• Abrir uma O.S com um serviço e uma peça; anexar uma foto; marcar o checklist.
• Se usa orçamento: aprovar com F3 e conferir a linha do tempo.
• Iniciar e concluir o serviço da linha (F6/F7).
• Concluir a O.S e conferir: estoque baixou e comissão apareceu no Contas a Pagar.
• Faturar a NF-e das peças (F8) e conferir o rascunho.
• Faturar a NFS-e e obter TESTE OK (homologação).
• Trocar para Produção e emitir uma NFS-e de valor pequeno, de verdade.
• Imprimir o DANFSE em A4 e a via de 80 mm.
• Cancelar essa nota de teste (F4) e confirmar a situação CANCELADA.
• Abrir o caixa e receber a O.S em duas formas (ex.: dinheiro + cartão).
• Fechar o caixa e conferir se os valores caíram nos tipos certos.

Erros mais comuns e o que fazer